+381652030017 office@nikolinamil.com

Nova školska godina povlači sa sobom povećanje obaveza kako kod dece, tako i kod roditelja. Pored svakodnevnih domaćih zadataka, mnogi upisuju svoje školarce i na razne sportove, muzičke škole i druge vrste časova i aktivnosti. Osim toga, pored privatnih, narastaju i poslovne obaveza, koje su čekale da prođe leto da se “zahuhtaju”. Bez obzira što je povećanje obima posla, i u kancelariji i kod kuće, očekivano, ono može dovesti do stvaranja napetosti i kod dece, i kod odraslih. Kako bi roditelji smanjili nivo stresa, prvo zbog sebe, a onda i zbog ostalih ukućana, potrebno je da se dobro organizuju.

Mother is writingŠta znači dobra organizacija u vremenu kada nam u inboks stigne i po 150 emailova, kada nam tzv. “to do lista” i tehnika “određivanja prioriteta”, kao i “bitno-hitno sistem” više ne koriste? Većina roditelja se trudi da pronađe neki svoj lični sistem bolje organizacije koji može biti funkcionalan. Ukoliko taj sistem pomaže roditelju da se oseća rasterećeno i da bez napetosti i stresa obavlja sve svoje odgovornosti i poslove u toku radne nedelje, onda bravo! Međutim, mnogo drugih roditelja se i dalje “guši” u svakodnevnim aktivnostima, i na kraju dana budu iscrpljeni i nemaju energije da se posvete porodici i razgovoru sa decom. I tako iz dana u dan, iz sedmice u sedmicu, iz meseca u mesec. Na kraju, stiče se utisak da nikad ništa ne završe, da nigde nisu stigli i da su loši roditelji zato što ne posvećuju dovoljno vremena svojoj deci.

Jedan od najpoznatijih svetskih savetnika za produktivnost, Dejvid Alen, kaže da ukoliko želimo da usvojimo umetnost bolje organizacije treba da pratimo nekoliko koraka planiranja. Ovaj metod, o kome ćete detaljnije pročitati u nastavku, je zapravo vrlo lako primenjivati, ali na samom početku je potrebno malo više uložiti vremena, energije i razmišljanja kako biste “posložili” život kako biste ga živeli. Nakon toga sve ide lagano. Od kada sam počela da koristim ovakav način organizacije svojih obaveza, kako onih svakodnevnih (kao što je kupovina), tako i onih koji zahtevaju ulaganje više napora, osećam da mi je život mnogo sređeniji i svakodnevno funkcionišem pod mnogo manjim stresom.

Prvi korak je prikupiti sve “stvari” koje upravljaju našom pažnjom.

Sama pomisao na nešto što treba da se uradi, odvlači nam pažnju od sadašnjeg trenutka i može uticati povećanjem osećanja napetosti i frustiranosti zato što nam “stoji nad glavom”. Svaki put kada osoba sebi kaže: “moram dete da upišem na neki sport”, ili “treba da idemo na ručak kod mojih roditelja”, ili “treba da kupim novi radni sto za dete” zaokupira svoju pažnju “stvarima” koje na neki način, u određeno vreme treba organizovati. Ukoliko sve to što nam padne na pamet nemamo gde da “smestimo” vrteće nam se danima, pa i godinama na pameti (na primer: “planiram da kupim plac”). Kako bih sve ono što mi je bilo u glavi “izbacila” i našla siguran alat da ga čuva umesto mog mozga, ja sam iskoristila Microsoft OneNote gde sam sve to zapisala. Vi možete iskoristi bilo šta drugo: samolepljive papiriće, svesku, MS Excel, MS Word itd. U ovoj fazi je jako važno da 100% svih tih “treba”, “mora”, “planiram”, “uradiću” se smesti u tu drugu sigurnu memoriju, van mozga.

Kada vidite koliko “stvari” vam je povremeno “iskrsavalo” u vašoj glavi, gde je vaš mozak, potpuno prirodno i nesvesno planirao šta će da radi sa tim, shvatite da ste bili pod ogromnim stresom. Nakon toga sledi drugi korak: procesuiranje “stvari” koji podrazumeva nekoliko podkoraka (pratite prikazanu šemu na slici)Ova faza organizacije se sastoji od toga da kada svaku od “stvari” koju ste napisali u svoju sigurnu memoriju, pogledate, odmah procenite i odlučite da li je potebno načiniti bilo kakav akcioni korak kako bi se ona ostvarila. Ukoliko u tom procesu razmišljanja shvatite da nešto ne zahteva nikakvu akciju, onda je potrebno to rasporediti u neku od tri kategorije:

1. baciti u smeće (šta će vam kad ne možete ništa sa tim ili vam više ne treba),

2. staviti u kategoriju “jednog dana/možda” (trenutno nije potrebna nikakva akcija, i možda će jednom zatrebati) ili

3. staviti u kategoriju “reference” koje možete da pogledate kada god vam budu trebale u životu (to su određene informacije koje vam nekada mogu biti potrebne).

Ako procenite da je ipak potrebno sa tim uraditi nešto, odmah razmisite i zapišite koji je sledeći akcioni korak. Na primer: “treba da upišem dete na neki sport”, sledeći akcioni korak je: “pitati dete šta ga interesuje” ili “raspitati se koje je neko najbliže mesto gde dete može da praktikuje neki sport”.

U svakom slučaju, kada odredimo akciju koja sledi, treba ih rasporediti u tri kategorije:

1. Uradi odmah – ukoliko je za tu aktivnost potrebno manje od dva minuta.

2. Delegiraj – ukoliko procenite da ne možete vi da je uradite;

3. Odloži – ukoliko je potrebno više od dva minuta da se obavi ta aktivnost, ostavite je za kasnije kada budete imali više energije i vremena da se posvetite. Ako je nešto potrebno da uradite do određenog roka (na primer:” kupiti školski pribor do 31. avgusta”), smestite to u neki kalendar koji može da vas podseća. Iz mog ličnog iskustva, meni najviše pomaže kalendar u okviru outlook express-a koji me svaki put podseća kada mi ističu određeni rokovi i kada bi nekoj aktivnosti trebalo više da se posvetim.

Međutim može se desiti da neke “stvari” zapravo predstavljaju nekakve projekte koje zahtevaju određen niz akcionih koraka (na primer: “usavršiti neku od roditeljskih veština”, “Mašin projekat za takmičenje iz biologije” ili “organizacija rekreativne nastave”). U toj situaciji tu “stvar” treba prebaciti u kategoriju “projekti” i posvetiti posebno vreme osmišljavanju i pisanju koji su sve akcioni koraci potrebni da bi se taj projekat realizovao. Oko planiranja projekata i pravljenja akcionih koraka, najviše mi pomaže Microsoft OneNote i kako to izgleda, pogledajte na slikama u nastvaku. Vi naravno možete izabrati bilo koji drugi alat u koji ste sigurni da vas neće izneveriti.

 

Treći korak u ovom modelu je nazvan: organizacija.

Ukoliko ste detaljno uradili prethodna dva koraka, onda ćete u ovoj fazi videti da imate sedam kategorija “stvari” ili “zadataka”: “u smeće”, “jednog dana/možda”, “reference”, “projekti”, “uradi odmah”, “delegiraj” i “odloži”. Ono što je bitno u ovoj fazi jeste da sagledate sve te svoje akcione korake. Primetićete da više ne razmišljate o tome kako “radite na projektu” već kako “izvršavate akcione korake u okviru projekta”. To samo znači da ste svoj mozak isprogramirali da razmišlja o sledećim akcijama koje treba uraditi i samim tim ste sebe motivisali da to i završite.

Četvrti korak je nazvan pregled.

Ova faza organizacije obaveze je veoma bitna. Dejvid Alen savetuje da pregled svojih gore pomenutih kategorija obaveza pregledavate bar jednom nedeljno. Tako ćete određene korake “baciti u smeće” zato što vam više ne trebaju, a neke ćete dodavati zato što se nečeg novog setili (recimo da ćete da se upišete na jogu). Što se mene tiče, ja skoro svaki dan izdvojim 10 minuta da izvršim pregled svojih kategorija i to mi pomaže da budem u toku, a u isto vreme da ne budem opterećena njima. Svakako je važno znati da vam ovaj model neće pomoći ako ovo ne radite bar jednom nedeljno.

Peti korak je izvršavati svoje akcione korake

I ovde Dejvid Alen ističe važnost donošenja odluke u kom momentu ćete raditi koju aktivnost. Ovo je zapravo trenutak kada sebe pitate da li ćete u 16h da pozovete trenera i pitate ga za cenu mesečnog treniranja za vaše dete ili ćete napraviti plan akcionih koraka za projekat: “predaja papira za uknjižbu stana”. On predlaže nekoliko modela donošenja odluka, a onaj koji se meni pokazao kao najkorisni se naziva “četiri kriterijuma odabira akcionih koraka”. Naime, kada odlučujem o tome šta ću u kom momentu uraditi od izlistanih akcionih koraka, posmatram sledeće kriterijume:

  • Koji je kontekst onog šta treba da uradim. Da li taj zadatak zahteva da to uradim kod kuće, ili u nekom posebnom okruženju, da li je potrebno da sam pored telefona ili je najvažnije da sam pri računaru. Na primer, ako recimo treba da obavim neki telefonski razgovor, ja onda sve obaveze koje podrazumevaju korišćenje telefona, izvučem i obavim sve potrebne pozive.
  • Vremenski rok do kada treba nešto da se uradi. Ako mi u roku od 5 minuta počinje određen sastanak, onda sigurno neću započinjati aktivnosti za koje mi treba više od dva minuta da ih uradim, ali ću pozvati teretanu i pitati za termine održavanja časova joge.
  • Koliko mi energije potrebno za obavljanje aktivnosti. Ako mi je potrebno mnogo energije, a trenutno je nemam, neću je uraditi. Ali ako imam dovoljno energije (i vremena), iskoristiću to vreme i isplaniraću koji su mi sledeći koraci kako bih “produžila vozačku dozvolu”.
  • Koji su mi prioriteti. Ukoliko sam ispunila ova prethodna tri kriterijuma, pitam sebe šta će mi se najviše isplatiti da uradim. Ukoliko je potrebno da pozovem tetku da joj se izvinjavam zbog ponašanja svoje kćeri od pre neko veče, i za to mi je potrebno energetski nivo 10, a ja sam trenutno na energetskom nivou 7, da li treba da pozovem? Naravno da ne. Najviše će mi se isplatiti da tada odgovorim na neki email prijateljici koja mi se javlja iz Amerike i koju dugo nisam čula.

Ukoliko vama ne odgovara ovakav vid odlučivanja, uvek možete da poslušate svoju intuiciju. Ona će svakako dobro raditi ukoliko ste prethodne korake u organizaciji dobro i detaljno uradili.

I na kraju, želim vam lep početak školske godine sa što manje stresa i sa što sređenijim kalendarom i obavezama!

Ovaj članak možete čitati i na www.najboljamamanasvetu.com

%d bloggers like this: